01Notion이란?

엑셀로 사무작업을 하다 보면 자동화 프로그램을 만들거나 함수로 데이터를 간편하게 가공하곤 합니다. 노션은 이러한 엑셀 기능을 웹 기반으로 옮겨, 더 쉽고 다양한 형식으로 가공할 수 있도록 생산성을 높인 도구입니다. 보건관리 업무처럼 소수의 인원이 연중 다양한 프로젝트를 동시에 관리해야 하는 경우에 빛을 발합니다.

02어떻게 사용할까?

• 1) 나의 업무를 구조화하고, 데이터로 만들기

  엑셀처럼, 노션에서도 데이터를 가공을 위해 먼저 데이터를 입력해야 합니다. 자신의 업무를 큰 줄기와 작은 이파리로 구조화하여 작은 이파리(단위 업무)를 기준으로 입력하면 좋습니다.

  예를 들어 "작업환경관리"라는 큰 줄기 아래에는

  • - 부서별 유해인자 확인
  • - 작업환경측정
  • - MSDS 점검 및 개정
  • - 개선조치

  등의 단위 업무가 포함될 수 있습니다.

  이렇게 한 번 모든 테마의 업무를 데이터화해두면, 이후에는 필터링을 통해 필요한 업무만 열람하고 흐름을 관리할 수 있게 됩니다. 새로운 일정도 언제든 추가할 수 있고, 다음 해가 되었을 때에도 1년의 일정을 처음부터 새로 잡는 것이 아닌, 기존 업무 흐름에서 시기와 내용만 간단하게 수정하여 바로 반영할 수 있습니다.

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    <“작업환경관리” 테마의 단위업무 예시>

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    <“직무스트레스 관리” 테마의 단위업무 예시>

• 2) 업무 데이터를 다양한 형태로 확인하기

  구조화된 데이터(단위 업무)에는 일정(Date)과 상태(Status)를 설정할 수 있습니다. 설정된 일정은 캘린더 형태로 자동 전환되어 한눈에 확인할 수 있으며, 달력을 넘겨가며 확인하지 않아도 시간 흐름에 따른 업무 흐름을 자연스럽게 파악할 수 있습니다.

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    <각 데이터에 날짜를 지정하면>

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    <캘린더에서 확인할 수 있다>

• 3) 팀원들과 실시간 공유 및 협업

  엑셀도 스프레드시트를 통한 실시간 공유가 가능하지만, 한 번에 하나의 파일만 볼 수 있기 때문에 불편한 점이 많습니다. 반면 노션은 여러 시트를 한 페이지로 모아둔 형태에서 댓글 기능, 수정 히스토리, 실시간 동시 편집 기능까지 사용할 수 있어 팀원들과 소통하면서 업무를 진행할 수 있고, 진행 상황도 바로 공유할 수 있습니다.

03실제 활용 예시

• 1) 캘린더 뷰를 활용한 업무 일정 관리

  저는 업무의 실행 주기를 기준으로 월간, 주간, 수시, 완료 등 네 개의 탭으로 구분해 사용하고 있습니다.

  • - 월간 업무: 캘린더 뷰로 상시 확인
  • - 주간 업무: 매주 월요일, 일괄 확인
  • - 수시 업무: 여유 시간에 한 눈에 확인하여 챙김

  이렇게 나누어 관리하면 자주 하지 않는 업무라도 누락되는 일이 없고, 업무가 특정 기간에 쏠리지 않도록 조정할 수 있습니다.

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    <월간 업무는 캘린더 형태로>

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    <수시 업무는 표 형태로>

• 2) 댓글을 포스트잇 메모로 활용

  업무를 수행하면서 느낀 개선점이나, 다음 활동 시 챙겨야 할 내용을 댓글로 남겨두면 다음번 운영 시 다시 떠올릴 수 있어 매우 유용합니다.

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    <각 단위 업무를 클릭하면>

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    <누구나 메모를 남길 수 있다>

• 3) 모바일 어플을 통해 어디서든 업무기록 확인

  출장지나 재택 중 급히 업무를 확인해야 할 때, 노션은 정말 유용합니다. 모바일 앱을 통해 로그인하면 컴퓨터와 동일한 화면을 핸드폰/태블릿에서 바로 확인할 수 있어 업무 연속성이 크게 향상됩니다.

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  <모바일에서도 동일하게 확인해볼 수 있다>

04템플릿으로 더 간편하게 활용하기

오늘은 Notion을 활용한 보건관리자의 일정 및 기록 관리 방법을 소개해드렸습니다. 요즘 유행하는 ChatGPT나 코딩처럼, Notion도 기본 작동 방식을 이해하면 활용 폭이 매우 넓어지는 도구입니다. 익숙해진 뒤에는 나만의 블로그를 만들어 활용하는 것까지 도전해볼 수 있을 것입니다.

IT 기술의 발전으로 다양한 도구들이 생겨나고 있는 만큼, 우리 보건관리자도 더 스마트한 방식으로 일하고, 그만큼 근로자에게 더 많은 관심과 시간을 쏟을 수 있기를 바랍니다.